서정대학교, 외국인 유학생 예비 입학생과 상담 이력을 연결한 CRM 구축

프로젝트 한눈에 보기

• 고객사: 서정대학교
• 프로젝트: 예비 입학생 관리 시스템 구축
• 적용 솔루션: Sales Cloud, Service Cloud
• 주요 구축 영역: 외국인 유학생 관리, 예비 입학생 관리, 입학 단계 관리, CTI 연계, 상담 이력 관리, 입학 현황 분석

어떤 과제가 있었나?

서정대학교는 외국인 유학생 유치가 확대되면서 예비 입학생의 문의, 상담 내용과 입학 진행 상황을 체계적으로 관리할 시스템이 필요했습니다. 그러나 상담 정보가 콜센터를 중심으로 분산돼 있어 이전 이력을 빠르게 확인하기 어려웠고, 상담 데이터를 입학 전략에 활용하는 데도 한계가 있었습니다.

주요 과제는 다음과 같았습니다.

• 외국인 유학생과 예비 입학생을 관리할 전용 시스템 부재
• 입학 문의와 상담 이력의 분산 관리
• 예비 입학생별 진행 단계 확인의 어려움
• 콜센터 상담 내용의 수작업 기록
• 상담 품질과 상담원 업무 현황을 분석할 데이터 부족
• 유학생 입학 유형과 상담 데이터를 활용한 전략 수립 환경 필요

주요 구축 내용

아이투맥스는 예비 입학생의 기본 정보와 상담 기록, 입학 진행 단계를 하나의 CRM에서 관리하도록 시스템을 구성했습니다. 콜센터 CTI도 연계해 통화와 상담 이력이 Salesforce에 자동으로 축적되고, 입학 담당자가 후속 업무를 이어갈 수 있도록 설계했습니다.

• 세일즈 클라우드: 예비 입학생 정보와 입학 진행 단계를 통합 관리
• 서비스 클라우드: 문의 내용, 상담 이력과 후속 처리 현황을 관리
• CTI 연계: 콜센터 통화 정보와 상담 내용을 CRM에 자동 기록
• 입학 단계 관리: 문의, 상담, 서류 확인 등 단계별 진행 상황을 확인
• 유학생 유형 관리: 입학 유형과 주요 특성에 따라 예비 입학생을 분류
• 리포트 및 대시보드: 상담 현황, 입학 단계와 유학생 유형별 데이터를 분석
• 후속 업무 관리: 상담 이후 필요한 연락과 입학 업무를 체계적으로 관리

주요 수행 프로젝트

서정대학교 예비 입학생 관리 시스템은 단순히 지원자 정보를 저장하는 데 그치지 않고, 상담 과정과 입학 진행 상황을 데이터로 연결하는 데 초점을 맞췄습니다.

• 외국인 유학생 및 예비 입학생 CRM 구축
• 입학 단계별 관리 프로세스 구성
• 콜센터 CTI와 Salesforce 연계
• 상담 내용 및 이력 자동 축적
• 상담원 업무와 후속 활동 관리
• 유학생 입학 현황 리포트 및 대시보드 구축

구축 후 달라진 점

서정대학교는 예비 입학생의 문의부터 상담, 입학 진행 상황까지 하나의 시스템에서 확인할 수 있는 기반을 마련했습니다. 콜센터 상담 이력도 CRM에 자동으로 축적되면서 담당자는 이전 상담 내용을 바탕으로 일관된 후속 대응을 진행할 수 있게 됐습니다.

• 예비 입학생과 유학생 정보의 통합 관리
• 입학 단계별 진행 현황의 가시성 확보
• 콜센터 상담 이력의 자동 저장
• 상담원과 입학 담당자 간 정보 공유 강화
• 이전 상담 내용을 활용한 후속 대응 지원
• 유학생 유형별 입학 및 상담 현황 분석
• 데이터 기반 유학생 유치 전략 수립 기반 마련

아이투맥스의 역할

아이투맥스는 서정대학교의 유학생 입학 상담 흐름을 분석해, 예비 입학생 정보와 상담 이력, 입학 단계를 연결하는 CRM 데이터 구조를 설계했습니다.

또한 CTI에서 발생하는 통화 정보와 상담 기록이 Service Cloud에 자동으로 저장되고, 이후 입학 담당자의 후속 활동으로 이어지도록 업무 흐름을 구성했습니다. 입학 유형과 단계별 현황을 분석할 수 있도록 리포트와 대시보드 기준도 함께 정비했습니다.